DMS

Dokumentenmanagement DMS

Historie:
Früher hat man Personaldokumente, Rechnungen u.ä. in Aktenordner aufbewahrt. Das war nicht das Schlechteste, denn wenn diese gut verwahrt waren, dann waren diese oft noch nach Jahrzehnten gut erhalten. Sicherheitsbewusste Firmen haben diese Dokumente auch noch auf Mikrofilm aufgenommen und waren, dadurch auch gegen Brand oder ähnliches abgesichert.

Der Nachteil ist allerdings der Platzbedarf.  Viele Menschen haben diesen Platz schlicht nicht, da Wohn- bzw. Lagerraum sehr teuer geworden ist. Ein weiterer Nachteil ist, dass das Suchen nach diesen Dokumenten sehr lange dauert, selbst wenn man eine gute Ordnung hat.

Nachdem die EDV Einzug in unser Leben genommen hat, haben viele angefangen ihre Dokumente auf Festplatten auszulagern.
Der Nachteil hierbei ist allerdings, wenn keine vernünftige Struktur da ist, dass man noch länger sucht als bei den Orginalen im Aktenordner.

Wer kennt nicht den Effekt: "Ich weiß, wir haben da schon mal ein Schriftstück dazu gehabt, aber bloß wo?

Die einfachste Lösung ist sich eine Dateistruktur zu schaffen, die übersichtlich ist und für einen selbst nachvollziehbar.
Das ist ein guter Ansatz wenn man nur alleine Dokumente verwaltet und keine große Papierflut zu bewältigen hat.

Aber was tut man, wenn man mit einem unterschiedlichen Personenkreis über viele Jahre arbeitet?
Dann kommen sogenannte Dokumentenmanagmentsysteme, kurz DMS, ins Spiel.

Welche DMS Systeme gibt es?

https://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement

Warum überhaupt DMS?
http://www.computerwoche.de/a/auf-immer-und-ewig-archiviert,2521331

Rechtliche Grundlagen:
http://www.securepoint.de/produkte/uma-e-mail-archivierung/gesetze-zur-archivierung.html

Mit welchem Format?
http://www.syylex.com/tl_files/syylex/Downloads/2012-11-30_Datenformate_DE.pdf

Was ist PDF/A überhaupt?
=http://[url=https://de.wikipedia.org/wiki/PDF/A

Softwareempfehlung
Auf der Suche nach einem geeigneten DMS-System bin ich auf ein Software Produkt Namens Ecodms gestoßen.
Die Empfehlung für dieses System soll nur eine Möglichkeit sein, sich auf diesem umfangreichen Markt zu orientieren.

https://www.ecodms.de/index.php/de/
Ecodms gibt es als Windows, Linux und Apple und Android Version.

 Es besteht aus einem Servermodul, und zwei Clientmodulen. (Die  Anwendung selbst wie auch ein Modul zum Einlesen von beliebigen Laufwerken wie auch Scannern).
Dazu noch Addons für Microsoft Office, Libre Office, Outlook und Thunderbird und einem PDF-Printer damit Dokumente auch aus anderen Anwendungen integriert werden können.

Das Servermodul kann auch im Web betrieben werden, so dass ein Zugriff via I-Net möglich ist. Es besitzt auch eine umfangreiche Benutzerverwaltung mit einem
Rechtemanagement und kann dadurch auch im Vereins- oder Firmenumfeld betrieben werden.  Der Preis von 50 Euro für drei User kann als fair bezeichnet werden

Die Installation verläuft unter Debian und Ubuntu problemlos wenn man vorher die Softwarequelle ins System eingebunden hat. Umfangreiche Anleitungen zur Installation
und Betrieb sind auf Youtube zu finden.

https://www.youtube.com/user/ecodmssoftware

Hier ist eine Beurteilung von Ecodms zu finden, diese stammt allerdings vom Stand 2014.
http://stadt-bremerhaven.de/lesertipp-dokumentenverwaltung-mit-ecodms/

Dazu ist anzumerken, dass inzwischen eine Backup und Export der PDF/A Dokumente möglich ist und die Entwickler ihren Sitz in Aachen haben, was das ganze noch sympatischer macht.  ;)

Fazit:
Ich habe dieses System seit einigen Wochen im Einsatz und bin sehr angetan. Ich beabsichtige damit die Tätigkeit in einem Vereinsvorstand über viele Jahre zu dokumentieren.
Es laufen eine Unmenge an Anmeldungen, Kündigungen, Schriftverkehr, Mails uns sonstige Infos an, die sonst viele Ordner füllen würden.

Als Klassifizierungsmerkmal kann man Ordner, Dokumentenarten (z.B. Rechnungen) und Attribute (z.B. Rechnungsersteller) erfassen. Zu den Ordner können Archivierungsmerkmale in Zeitangaben (wann soll eine Aussonderung erfolgen) erfasst werden. Die Klassifizierung ist in der Dokumentenübersicht als Sortierungkriterium verwendbar. Die Dokumente werden vollindiziert, das heißt, dass jeglicher Begriff recherchiert werden kann.

Ich habe auch vor, die Dokumentation weiter zu führen, wenn eine Langzeiterfahrung mit diesem System vorliegt. Wer mit anderen System bereits Erfahrungen hat ist herzlich dazu eingeladen diese mit aufzuführen.

Wer dazu Fragen hat, kann sich gerne per PN an mich wenden.   ;)

gas103, 30.06.2015